1、档案的定义

    档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、医学、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史纪录。

　　2、中国档案的起源

　　档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，使人类社会实践活动的原记录。我国档案界对我国何时有了档案意义上的历史纪录观点不同，大致归纳为三种：

   第一、节绳、刻契说。持这种观点的认为档案起源于文字未产生之前的 “ 结绳刻契“时代，但这还不是一般意义上的历史纪录和档案，而称之为史前时期的档案。

　　第二、文字说。持这种观点的认为档案档案与文字同时产生，但人们第一次用文字来记录和交流信息时，档案也就产生了。

　　第三、国家说。持这种观点的认为档案起源于国家出现以后，当国家第一次用以进行阶级统治和国家管理的文件有意识的保存起来时，档案就出现了。

　 　 3、中国档案形式的演变与沿革
　　（1）陶文档案新石器时代的晚期，踞今五千年左右。从考古发现来看，有陕西一带仰韶文化遗址的陶器记事符号；有山东等地的龙山文化遗址的陶片文字和文字记录。

　　（2）甲骨档案商周时期的档案，踞今三千年左右。从出土实物和可靠的记载来看，甲骨档案主要集中于商代，现在保藏的甲骨多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹。

　　（3）石刻档案金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文，一般是指冶铸在青铜器上的文字。有铭文的青铜器始于商代，但数量少，金文字数也不多。金文单杆的鼎盛时期在西周。石刻档案。即有关资料记载，殷代有少数刻石，东周以后逐渐增多，秦代以后石刻碑碣大量出现，石刻档案进入盛行时代。

　　（4）简牍档案自商周直至东晋时期，特别是从周代到汉代一千余年间，多用竹片木板撰写文书。书于竹片的称为竹简，写在木板上的称为木牍，统称为简牍档案。简牍编联在一起称薇册，所以又称为简册档案。

　　（5）简帛档案缣书帛书几乎与简牍同时出现。据有关专家推测，帛书可能与典册一样，在殷商时期已经有之，但迄今未见实物。春秋战国以后，纺织业较前更为发达，简帛档案逐渐增多。
　　（6）纸质档案由于纸的发明和社会生产的发展，文件的书写材料逐渐为纸张代替，形成了大量的纸质档案。我国虽然从汉代就发明了纸张，但直到东晋以后，纸张逐渐取代了缣帛，成为档案的主要载体材料。

　　（7）现代载体档案随着现代科学技术的发展，档案的形式也发生了一些新的变化。除了传统得纸质档案外，产生了许多感光介质河磁性介质材料为载体的照片档案、录音鲁像档案、光盘档案和机读档案等等。档案的内容更丰富、形式更多姿多彩。

　 　 4、中国档案名称的变化
　　在我国，对文书和档案最早的称呼，叫作 “ 册 ” 、 “ 典 ” 。在周代又有 “ 中”的叫法。自商周简牍档案和缣帛档案产生以来，简、牍、简策、简牍、简书、帛书、简书或竹帛等称呼，皆指文书、档案和书籍。唐代以后，又称公文和档案为“文案 ” 、 “ 案牍 ” ，有时也用 “ 文牍 ” 、 “ 文书 ” 、 “ 薄书 ” 来表示。

　　 5、“档案”一词的来源
　　 “ 档案 ” 一词，据现有材料初见清代。 “ 档 ” 字在《康熙字典》里的解释为 “ 横木框档 ” ，就是木架框格的意思。 “案” ，《说文解字》释作 “ 几属 ”，就是像小桌子一类的桌几。由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫作一案，并统称收存的官方文件为 “案 ” 或 “ 案卷 ” 等。 “档 ” 和 “ 案”连用，就是存入档架的文案和案卷，而且把放置档案的架子称作档架，把一格称作一档。这些叫法有的一直沿用下来，至今我们称档案，依然有形象的和内在的意义。它的科学定义是这一直义的深化与发展。

　　 6、档案的属性
　　档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点。首先，它具备特有的基本属性，即原始记录性。档案是人们从事社会实践活动的记录材料转化而来的，是历史的原始记录。其次，它也具备许多文献共有的一般属性，即信息性、文化知识性。档案是一种信息，是国家信息资源的重要组成部分，可以扩充、浓缩、扩散、分享、替代等，也可以收集、传递、存储、检索、处理、交换、利用。档案是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，使人们在社会实践中积累起来的经验。档案作为文化知识的一种载体和形式，具有原始性、孤本性、继承性。

　　 7、档案工作的性质
　　（ 1 ）从档案工作本身来说，它属于一种科学的管理性工作。
　　（ 2 ）从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项条件性的服务工作。
　　（ 3 ）从档案的形成特点和档案工作在政治斗争中所起的作用来说，它是一项政治性的工作。

　　 8、档案工作的基本原则
　　（1）统一领导、分级管理，即国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机构统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案工作的统一管理。
　　（ 2 ）维护档案的完整安全。
　　（ 3 ）便于社会的方面对档案的利用。

　　 9、档案法制监督的主要内容
　　（ 1 ） 对国家各级行政机关包括档案行政管理机构制定有关档案工作规章、规定的合法性进行监督；
　　（ 2 ）对档案行政管理机构设置、人员配置情况依照档案法规的规定进行监督；
　　（ 3 ）对档案行政管理机关及其工作人员的具体行为进行监；
　　（ 4 ）对档案工作的具体环节进行监督；
　　（ 5 ）对社会组织和公民能否履行档案法律、法规中规定的义务及依法享有权益进行监督。

　 　 10、科技档案的定义
　　科技档案是国家机关、社会组织、个人在科技、生产、建设活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　 11、档案编研的工作内容
　　（ 1 ）、编写参考资料；（ 2 ）、汇编档案文件；（ 3 ）、参与编史修志；（ 4 ）、撰写论文专著

　　 12、几种档案编研参考资料的编写
　　（1）大事记：大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件（事实）的书面材料。

　　大事记编写程序与方法：一是明确大事记的时间界限和内容范围，二是广泛收集与之有关的档案文件和其他相关资料，三是摘录应该列入大事年表的事实，四是对摘录的事实进行审核，五是按计划排列大事，组成完整的系统。

　　大事记编写的体例与形式：多数采用条目式，并以编年体为主要体例。

　　（ 2）、组织沿革：系统记载一个地区、机关或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革等情况的参考资料。

　　组织沿革的类型：一是地区组织沿革，二是机关组织沿革，三是专业系统组织沿革。

　　组织沿革的体例：编年法、系列法、阶段法。

　　（ 3）基础数字汇集：以数字的形式集中反映某一地区或某一方面情况的参考资料，又称 “ 统计数字汇集 ” 。

　　基础数字汇集的编写要求：首先应该保证数字、数据的准确性，其次应该注意体例，根据不同的需要采用不同的编写方法。同时还应坚持实事求是的态度和严谨仔细的作风。

　　（ 4）专题概要与会议简介
专题概要：又称专题资料，是以文章叙述的形式，简要的记述和反映某一方面情况，以档案文件为基础编写的参考资料。

　　专题概要的编写一般需经过选题、选材、编辑加工、公开或内部出版几个环节。

　　会议纪要：利用会议文件或会议资料编写的、简要介绍某会议过程及其基本情况的一种参考资料。

　　会议简介的类型有国际性的、全国性的、地区性的、专题性的、机关的会议简介。

　　会议简介的编写一般采用文字叙述方式，要求重点突出、语言朴实、简明扼要、叙述完整。机关企事业单位可以编制单位党委会议简介和行政办公会议基本情况简介。可以一年一编，也可随时编写，注意积累。

　　 13、档案整理的基本原则
　　（ 1 ） 档案整理必须保持文件的历史联系；
　　（ 2 ） 档案整理要充分利用原有的整理基础；
　　（ 3 ） 档案整理要便于保管和利用。

　　 14、档案全宗
　　 全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体。

    15 、档案的一般分类方法
　　（ 1 ）按文件的来源分类：组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法。
　　（ 2 ）按文件形成时间分类：年度分类法、时期或时代分类法。
　　（ 3 ）按文件的内容分类：问题分类法、实物分类法、地理分类。
　　（ 4 ）按文件的形式分类：按文件种类分类法、案文件载体分类法。

    摘自 2004 年 7 月 30 日《中国档案报》