随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，党政部门基本上实现了办公自动化管理，代替了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，绝大多数日常工作都可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，这无疑为档案管理提出了更新更高的要求，档案管理由传统方式向信息化管理转变已迫在眉捷。

　　档案信息化管理是顺应电子科技发展的产物，是通过数字化技术、计算机技术、网络技术和远程通信技术等现代先进技术的有机整合所构成的档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。在现有的硬件设备、软件开发等诸多因素的影响下，如何推行档案信息化管理，很有必要加以探讨和研究。

　　一、推行档案信息化管理的优势

　　人类自从发明纸张后，纸质档案逐步取代其它载体成为档案的主体。随着办公自动化的不断深入，电子文档正在逐步取代纸质资料，档案信息化具有传统管理方式不可比拟的优势，也将会逐步成为档案管理的主要方式。

　　（一）空间优势。传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档的，数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现的，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可，档案信息化在空间上的优势是显而易见的。

　　（二）时间优势。传统档案管理方式下，每年初都需要组织人员、集中时间对上年度的纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，少则个把月，多则三、四个月乃至半年之久。而档案信息化管理是将电子文档在文件办理结案后随时进行归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文档自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

   （三）资源优势。办公自动化、无纸化等新生事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样就产生了大量的电子文档，为档案信息化提供了更为便利的条件。若继续延续传统档案管理模式，则还需将电子文档打印成纸质文档进行了整理归档，对资源来说也是一种浪费，而且在必要时采取档案信息化管理的档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。

　　（四）利用优势。在传统档案管理方式下，查询、借阅档案都要到档案室进行，手续繁琐、程序复杂，检索主要靠人工实现，给档案利用带来诸多不便。而档案信息化在对电子文件归档的同时进行主题词标引、著录，技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。同时，档案可以通过复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

　　二、实现档案信息化难点

　　电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但是我们还要清醒地看到当前推行档案信息化管理还存在不少难点和问题。

　　（一）技术支持不全面。档案信息化建设需要严格的技术保证，它涉及计算机网络技术所需解决的所有问题。一方面，电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。另一方面，在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求，如果购置快速扫描仪不仅价格昂贵，相应的支持软件也价格不菲，并且档案信息化过程完成后，花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬值，经济效益和长期效应不很理想。

　　（二）规范体系不健全。标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速有序的发展。就目前看，由于档案信息化活动比较具体，还没有专门的档案信息化法律、法规来进行规范，适用于档案信息化建设的信息法律、信息伦理与信息政策等人文管理手段也尚未确立，而作为档案信息化建设的主要形式的电子文件的法律地位还未正式确立，导致电子文件的原始性、真实性难以认定。

　　（三）安全制度不完善。随着计算机及网络通信技术在档案信息化建设中应用范围的不断拓展，信息安全问题成了档案信息化建设的一个瓶颈。计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，而且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

　　（四）人员配备不合理。实现档案信息化，首先要有现代化的人，要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。就目前的档案工作人员来说，从专业结构看，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才十分缺少，现有档案人员专业知识单一，虽然近几年组织多次培训学习，但普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

   三、促进档案信息化的对策

　　档案信息化建设是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。怎样才能又好又快地推动档案信息化建设步伐，使其与社会信息化建设协调发展呢？我们认为应从四个方面入手。

　　一是提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化建设形同一句空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备，并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统能够融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

　　二是建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业系统，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化建设中越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。这就要我们制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化建设。

　　三是完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，我们要从增强人员的安全意识抓起，不断提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。同时，还要严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。只有在采用成熟、先进技术的基础上，再不断提高工作人员的安全意识，才能确保档案信息化共享、开放的安全。

　　四是加强人才建设。档案信息化建设就是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。档案信息化建设是一种工作方式的变化，档案工作人员是档案的直接管理者，如果档案工作者不能适应新时期下的信息化建设要求，尽管引进了现代化设备，设立了完善的管理制度，仍不能充分发挥信息化作用，就谈不上档案信息电子化。

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