一、什么是档案？

    档案是社会成员（组织与个人）在其社会活动中直接形成并具有保存价值的原始记录。

   这一定义的基本含义主要包括以下几个方面：

     第一，档案来源于人们的社会活动。也就是说，档案是社会的产物，是社会中的组织和个人在政治、军事、经济及科技生产等各种社会活动中形成的，而不是大自然的产物（化石等自然物虽然也具有一定的“原始记录”作用，但显然不是档案）。

    第二，档案具有原始记录性。档案是人们在各种活动中直接形成的，不是事后编撰的，对社会活动的记录是最直接和最可靠的。而历史著作、理论文章或文学作品等，对社会活动仅具有间接的记录、记载作用（且往往伴有作者的主观倾向性）。可见，直接的原始记录性是档案区别于其他同类事物（图书、报刊、情报等文献）的本质特征。

    第三，档案是具有保存价值的原始记录。不是所有的原始记录都能成为档案，能成为档案的只是其中具有保存价值的那一部分。这就将“档案”与一般的“文件”区别开来。

    第四，该定义两个隐含的意义：一是不指明档案是已经有意识保存起来以备查考的，其意义在于----那些虽未被有意识保存而散失在社会上有保存价值的“原始记录”仍然是档案，恰恰需要档案部门去收集并加以有意识保存；二是不指明档案存在形态是多种多样的，无论什么形态，只要具有直接明确的记录作用和保存价值，均可成为档案。

二、档案的种类有哪些？

    根据不同的分类标准，档案可划分为不同的种类，常见的有以下几种方法：

   （1）按档案产生的领域分：有文书档案、科技档案（如基建、设备、产品等）及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）。

   （2）按档案的制成材料分：除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案；按信息表达方式又可分为文字档案、音像档案等；按记录方式还可分为普通档案（机械和模拟记录）、电子档案（数字）等。

   （3）按立档单位性质分：有党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。

   （4）按时期分：有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。

   目前，被人们普遍认可的现实种类（非严格逻辑种类）有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案。

三、什么是电子档案？

     所谓电子档案，简单地讲就是有保存价值的电子文件。这里所说的电子文件，是指人们在各种活动中以电子计算机为工具，产生的一类数字化形式的记录。从信息技术的角度看，电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。

    按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是人们在办理公务、处理一般事务或交流信息过程中产生的文书性电子文件，如OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等；另一种是人们在生产或科研活动中产生的技术性电子文件，如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件。

四、档案工作的内容和基本任务是什么？

    档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。前六个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。

    档案工作的基本任务包括五个方面的内容：第一，坚持集中统一管理档案的原则；第二建立国家档案工作制度；第三，科学地管理档案，大力开展档案信息资源；第四，逐步实现档案管理的现代化；第五，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

五、怎样建立档案工作网络？如何开展活动？

    建立档案工作网络，一是要明确分管档案工作的领导，列入领导班子议事日程，分管领导职责中有档案工作内容；二是确定档案工作机构负责人，一般由办公室主任和秘书科长担任；三是配备专兼职档案人员，综合档案室应配备与工作相适应的专职人员，各科室、各部门也应配备兼职档案人员，负责文件材料的形成积累、立卷归档工作。这样就形成了在单位负责人领导下的，以综合档案室为中心、各科室各部门及专兼职档案人员密切配合的档案管理网络。

    档案工作网络活动方式有：一是召开会议，贯彻档案工作方针政策和法规；二是组织业务培训和学习交流，提高业务能力；三是布置和检查指导工作完成情况；四是专兼职档案人员向档案机构负责人，档案机构负责人向分管领导汇报工作，各科室（部门）向综合档案室移交档案资料。

六、公民在档案事务中有哪些权利和义务？

   《档案法》规定了我国公民在档案事务中应享有的权利和义务。公民在档案事务中享有的权利有五种：

1、公民享有占有、使用和处理属于自己档案的权利；

2、公民有依照规定利用国家档案的权利；

3、公民享有公布自己所有档案的权利，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人合法权利；

4、向国家捐赠、寄存对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案所有者，对其档案享有优先利用权；

5、公民享有隐私权，公民对其移交、捐赠和寄存在国家和档案馆的不宜向社会开放的档案，可以提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权利。

   公民在档案事务活动中的义务有两条：

（1）、公民有保护档案的义务；

（2）、属于公民所有的对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案，在保管条件恶劣或者其它原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的情况下，公民有接受国家档案行政部门采取保护措施或者收购、征购的义务。

在我们社会主义国家，公民的个人利益和国家整体利益是一致的。因此，保障公民充分享有《档案法》规定的义务，是符合公民和国家根本利益的。

七、什么是法律责任？《湖北省档案管理条例》列举了哪十三种违法行为？

    法律责任是指行为人实施违反法律的行为，并给社会造成一定的危害，因而行为人必须承担相应的法律后果。法律责任包括刑事责任、民事责任和行政责任。档案法律责任主要是刑事责任和行政责任。

   《湖北省档案管理条例》列举了十三种违法行为：

    第三十条列举了六种违法行为：

（1）不按规定建立档案或健全档案管理制度的；

（2）不按规定进行档案从事登记的；

（3）档案保管条件恶劣，危及档案安全的；

（4）不按规定开放档案或提供利用的；

（5）不按规定归档或不按期移交档案的；

（6）其它违反规定，可能危及档案完整与安全的；

第三十一条列举了七种违法行为：

（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（2）玩忽职守，造成档案损失的；

（3）违反本条例第三十条规定，拒不改正的；

（4）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，或非国家所有但应当保密的档案的；

（5）涂改、伪造档案的；

（6）擅自转让档案或将档案赠送给外国人的；

（7）倒卖档案牟利或将档案擅自出卖给外国人的。

八、基层单位应归档电子文件主要有哪些？

   按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的“文书性”电子文件，如OA（办公自动化）电子文件、E-mail(电子信件)电子文件等；另一种是人们在科技活动中产生的“技术性”电子文件，如CAD（计算辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件。就目前而言，基层单位大体上会产生以下几方面的电子文件：

（1）本单位用电子计算机起草、打印的公文和用电子计算机编制的各类报表的备份盘等；

（2）电子计算机等技术含量较高的设备的随机电子文件，如存储设备驱动程序、使用说明书等的磁盘、光盘；

（3）本单位开发或购买的电子计算机各种软件等电子文件；

（4）记录本单价工作数据的OA电子文件和本单位收发的E-mail;

 (5)本单位CAD和CAM生成的电子文件及其它电子文件。

九、为什么必须坚持文书处理或相关业务部门立卷制度？

   文书处理部门立卷是指由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作。实行文书处理部门或相关业务部门立卷是我国文书工作的一项根本制度，它比档案部门立卷有更大的优越性。其优越性有以下几个方面：

（1）可以充分发挥文书部门或业务部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，有利于提高案卷质量和立卷工作效率。

（2）由文书部门随办随归，可防止文件散失，有利于保证文件的齐全完整，保护党和国家的机密安全。

（3）由文书部门暂保存当年的文件，便于文书承办人员和机关业务人员查阅，方便机关现行使用，提高工作效率。

（4）文书部门立卷，不仅可以保证案卷质量，同时也减轻了档案室的工作量，有利于机关档案室工作的开展，提高档案管理水平。

十、什么是预立卷？如何进行预立卷？

    预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式，它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员，随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款，归入相应的卷盒，预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。要做好科技文件材料的预期立卷工作，应做到如下几点：

 （1）正确选择预立卷的地点。科技文件材料的预立卷地点的选择，并不像文书材料那样集中在文书处理部门或档案室，而应按科技材料积累方式和途径设点，由各自的责任者（项目责任人、指定的专人、职能部门兼职档案员）负责本范围内科技文件材料的收集、积累、归档。如某一工程或科研项目在实施之前，就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后，在单位档案部门或档案人员的指导下，调整立卷后归档。

 （2）拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。（此条参照《郧阳医学院档案工作文件汇编》普通高校各类档案归档范围和保管期限表）

 （3）设置预立卷盒（袋。）这是由进行预立卷的部门和个人，按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多，可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多，可设置一个立卷盒。

 （4）随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤，及时收集文件材料，按照文件登记簿随时积累归档；按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查，积累归卷；按工程性质、阶段随时收集，积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量，一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档；另一方面要建立文件借阅登记簿，登记清楚，归还后要随时归卷。

十一、科技档案材料立卷工作应由哪些部门承担？

    就一个单位而言，应由相应的科技部门和业务部门承担，如生产、基建、设备管理部门等。单位档案部门负有检查、指导和协助的责任。

由科技部门和业务部门承担立卷工作，既是一项规定，又是一种工作需要。因为只有相应的科技部门和业务部门最熟悉科技档案材料的来龙去脉，能比较准确地把握档案材料之间的有机联系。但在有些单位，组卷工作完全由档案部门包办代替，这种做法显然是错误的，应予纠正。