档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分，信息技术及信息产业的发展，同样要求加大力度进行农业档案信息化建设，同时，加强档案信息化建设是当今世界信息化发展的主要潮流。以信息化带动档案工作的全面提升，更好地服务于农业科研。二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。计算机技术的不断发展，多媒体、网络技术的广泛应用对农业档案资源的开发利用提出了新的机遇和挑战，实现档案资源的信息化、现代化，对推动整个农业经济的快速发展具有重要意义。信息技术的发展，特别是网络技术的发展，正在改变着人们几千年来形成的信息传递方式、人际间的沟通方式和社会管理的组织方式，并深刻地影响着社会生活和政府运作的方式。从世界范围来看，信息已成为战略性资源，信息资源管理和知识管理，成为各行业的核心管理领域。

   1农业档案信息化建设的必要性及重要性

   1.1可改善档案管理工作只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

   1.2用翔实的档案信息支持决策和管理决策的及时正确、管理措施的恰当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。

   1.3为科学研究和知识普及等提供智能化服务档案信息化，可一次投人，多次产出，远程服务，资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

   1.4避免出现“时空黑洞”随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介人到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。加快档案现代化、信息化的建设，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备。保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。

   2档案信息化建设对档案人员素质的要求档案信息化的成功之本是始终要把提高人的素质放在第一位，要加强对代写论文计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平。档案资源信息化建设是集计算机技术、通信技术、网络技术、文书工作、档案管理于一体的一项档案技术工程。这就要求档案工作者既要掌握有关档案的基础理论和档案管理知识，又要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。建设一支档案信息化的人才队伍，是推进档案资源信息化进程的保证。

    2.1培养引进计算机和网络技术方面的专门人才选择那些有责任感和事业心，热爱档案事业，甘于奉献的同志充实档案管理队伍。

    2.2强化对现有档案队伍的培训从档案基础理论出发，结合档案管理的需要，学技能、学操作、学管理，不断调整知识结构，加快知识更新，扩大知识面，提高自身综合素质和业务素质，从多方面努力，尽快建立一支以管理型人才为基础，以复合型人才为重点，以专门人才为骨干的档案资源信息化建设队伍。

    2.3强化服务意识，勇于开拓创新农业档案作为社会信息资源的一部分，具有专业性与社会性相统一的双重性，既可为本单位内部服务，又可向社会提供具有自己行业特色的各种服务，在社会主义市场经济的大环境中，档案工作者必须适应信息化时代对档案工作的要求，转变、扩大、发展和调整档案工作的职能，努力探索现代化服务方式，增强服务意识，向内挖掘，向外开放，最大限度地提高服务水平。对内要定位服务，主动征求领导和各部门的意见，不定期地向科技工作者提供各类信息，满足大家对各类数据资料的需求，为领导做出正确决策服务。另外，要加快建立以现有档案部门为中心辐射周边及所辖农技场站的档案信息共享体系，统一软件开放，实现档案信息资源共享，形成区域性的档案信息资源体系。有条件的要与本地区政府网或公共信息网联网，充分利用信息网服务，用最快捷的方法进行信息传递，从而完成社会发展要求的农业档案管理的根本变革。

    人才是管理的要素之一，它直接关系到案卷质量的优劣，关系到档案的开发和利用。因此，要努力造就有利于人才成长的氛围。作为农业科研单位的档案人员，除应进行档案基础理论和基础操作技术的培训外，还应积极参加不同类型的培训班和专题讲座，进行外语和边缘学科知识的学习培训，提高自己的综合能力，必要时单位还应派遣档案人员到外地或出国学习，以开阔视野，拓宽思路，这样农业档案的管理和提供利用就有了切实的保证。

    2.4档案信息化建设对人才的素质需求

    档案信息化建设是一项长期的、艰巨的工作，它要求档案人员要有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高的敬业精神，这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的，另一方面，由于信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷提供档案信息满足社会各界的需求。档案学理论就是信息化建设的理论基础。更何况在加快信息化建设的过程中仍然需要对档案实体的管理。因此，信息化建设人才需要有深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而能创新更科学、更先进的管理方法。尽管难以给档案信息化一个准确的概念，但档案信息存取自动化、档案信息管理智能化、档案信息利用网络化是档案信息化的基本特征。为此必须创新思维，学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，并有机地与档案工作结合起来，是加快档案信息化建设的关键。

    2.5档案信息化建设对人才结构的需求

    档案信息化建设人才需求不仅是长远的，而且是广泛的。相对于不同的工作对象、不同的工作内容和不同的工作范围，信息化建设对人才结构的需求是现出梯形分布。

   (l)档案信息化建设研究型人才

这部分人才是信息化建设的生力军，是从事架构信息化建设的理论、研究电子文件归档管理办法、电子档案科学保管、远程利用技术方法、电子档案原始凭证作用、新技术、新方法在档案领域的应用和开发适用的、兼容的档案管理软件等工作。

   (2)信息化建设管理人才信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调。需要有掌握国内外、省内外信息化建设的现状、问题，制定各自范围电子文件、电子档案管理规划，制定有关电子文件和电子档案管理办法和标准，指导各地区、各部门电子文件和电子档案管理的信息化建设管理型人才。

   (3)信息化建设实用操作型性人才

   随着办公自动化、文档一体化程度的提高，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理。需要一大批懂得现代化管理的基本知识、熟练操作微机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，能够胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用操作人才。高层次的研究型人员是信息化建设的带头人，管理型人员是信息化建设的纽带，实用操作型人才是信息化建设的基层力量。三个层次结构相互联系，互为基础、相互渗透，共同担当起信息化建设的重任。

    2.6信息化建设人才的培养

    档案信息化建设教育，从全国来讲，要制定一个总体目标和规划，建立一个完善的信息化建设教育体系，确定系统的信息化建设教育内容，编制适用不同层次的教材。要立足于全员培训，有计划、分阶段，区分层次、突出重点。

   (l)通过高等院校培养高层次档案信息化管理人才充分发挥高等院校设施齐全，师资力量雄厚，科研水平高，辐射面广等优势。研究生教育中设定档案信息化建设研究方向，本科生教育中加大现代化、信息化管理等方面的课程分量。同时还可以用委培、进修等形式为各省、市培养高层次的管理人员。使每省至少有3一5人高层次的专业人员，担负各省的档案信息化建设研究、应用、培训等任务。

   (2)通过继续教育的形式，普及信息化管理知识

继续教育形式灵活、内容专一、周期短、见效快。可以专题培训、专题讲座形式普及信息知识，学习计算机的基础知识、基本原理，学习文字处理技术，学习常用的档案管理软件的应用，学习网络知识，通过专题培训和实际操作，使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者、档案信息利用的咨询者、档案信息的传播者。

   (3)通过岗位培训，使档案信息管理知识成为入门必读基层档案人员兼职多，更换频繁，岗位培训是最受基层人员的欢迎。要在原来“五学”的基础上，增加现代化、信息化管理的课程，扫除现代文盲，使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理。

   (4)召开专题研讨会、举办专题研讨班

营建档案信息化建设的研究氛围，增强档案信息化建设的紧迫感。经常对档案信息化建设涉及的问题充分讨论、广泛交流。

   (5)借用科研单位、科研实体的力量，推动档案信息化建设档案部门应与技术过硬的科研单位、科研实体联合开发实用的软件，借用他们的技术力量培训操作人员。甚至在技术力量不足的情况下，还可以借助他们的力量制作网页、建立网站、构建局域网。

   3农业档案信息化建设的途径

   3.1加强领导、提高认识

   加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话，院档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有档案人员的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

   3.2加大投入、增配软、硬件设施

   要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投人财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，院档案部门的财力主要来源于政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。档案信息化的建设直接体现在办公自动化方面，是提高档案工作管理水平和效率的重要手段。它同时运用先进的计算机管理软件、扫描仪、刻录机、缩微复印技术和静电复印技术等现代化设备和现代化保护技术，为建立现代化档案信息网络打好基础。

   3.3引进和培养现代化管理人才

   从目前基层档案工作人员学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是调人大专院校毕业生，改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，建立三级服务体系(单位内部、行业内部、面向社会)，尽快建立局域网，着力加快数字化建设，构建档案信息资源库。

   4信息化建设汁本单位农业科研工作的贡献

    4.1档案管理不再费时费力传统档案需要档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。例如:数据只需一次录人可以多次利用，数据无论从文书管理录人、还是从档案管理录人，只需录人一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。各种报表可以自动打印，数据录人后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表;可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息，档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

   4.2检索查询更为方便

   (1)传统的检索方式档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

   (2)提供多种查询手段管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

   (3)提供网上查询手段单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

   4.3档案的查借阅工作更加可控传统的档案查借阅多为手工为主，容易出错，档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

   4.4对于农业科研的意义

   (l)提高整个部门的工作效率实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

   (2)提高整个部门的技术水平

    农业科研档案的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都在这方面投人很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和农业科研的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

   (3)有效的进行档案的收集工作

    档案的收集、分类、整编需要管理人员付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台(管理工具)，档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

   (4)有效的为科研服务

    档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

   (5)有效的为决策服务

    科技档案是研究院所的最宝贵的无形资产，是研究院所投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院所的核心竞争力，是研究院所领导决策的依据。档案的信息化可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

   (6)部门职能变保管为服务

    档案管理信息化以后，院所的无形资产(文书档案、科技档案等)可以在网络上方便浏览(有相关的权限控制)，为院所领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是院所内部信息的服务中心。

    总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识。认真研究、合理规划、争取支持、加大投人、配备人才，要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各部门的档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量;要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取上级部门的支持，加大投人，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的社会效益和经济效益。